Word – základní dovednosti
Zde předkládám návody pro málo používané procedury textového editoru Word, které jsem nazval "Rutiny Wordu".
Možná se vám tyto rutiny budou hodit pro vaše seminární, absolventské nebo diplomové práce.
Následující text si můžete stáhnout: Rutiny Wordu.docx
Poznámka: text byl zpracován ve verzi Word 2016 (rutiny lze použít i ve Wordu 2013, což bylo prověřeno).
Obsah dokumentu Rutiny Wordu
Úprava odstavce Vysvětlivky
Použití klávesy ENTER Rejstřík
Značky zakončení odstavce a konce řádku Odkazy (hypertextové)
Užití posuvníků a tabulátorů Vkládání rovnic
Způsoby označení textu Vkládání symbolů
Přesun textu Vložení symbolických znaků, automatické opravy
Funkce najít, nahradit Vložené obrázku
Vložení záhlaví (zápatí) Vložené popisku obrázku
Styly písma Vložení seznamu obrázků
Obsahu článku Křížový odkaz
Vkládání komentáře Číslování stránek
Vložení záložky Formátování titulní stránky
Poznámka pod čarou Řazení částí dokumentu
Tisk dokumentu
Úprava odstavce
Základním prvkem textu je ODSTAVEC
Hromadná úprava celého dokumentu – označíme celý text (CTRL+A nebo trojklikem na levém okraji stránky). Klikneme pravým tlačítkem myši do libovolného místa označeného textu a z nabídky vybereme Odstavec. V okně Odstavec použijeme z nabídky zejména nastavení odsazení textu, mezer před a za odstavcem a řádkování.
Použití klávesy ENTER
Při psaní textu ukončíme odstavec klávesou ENTER. Při přechodu na nový řádek v rámci odstavce použijeme dvojici kl. SHIFT+ENTER.
Značky zakončení odstavce a konce řádku
Odstavec je viditelný po použití ikony: 
ENTER má dvojí typ značek – konec odstavce 
Shift + Enter – konec řádku 
(návrat vozíku)
Užití posuvníků a tabulátorů
Posuvníky slouží k odsazení prvního řádku odstavce nebo k odsazení textu odstavce.
horní posuvník – odsazení nebo předsazení prvního řádku odstavce
dolní posuvník – odsazení následujícího textu odstavce
spodní (čtvereček) – odsazení obou posuvníků současně
tabulátory – levý, pravý, středový, desetinný, svislá zarážka
Tabulátory odstraníme jejich stažením myší z pravítka směrem dolů.
Způsoby označení textu
Myš v textu: dvojklik – slovo, trojklik – odstavec.
Myš v levém okraji: klik – řádek, dvojklik – odstavec, trojklik – celý text.
Pomocná klávesa SHIFT: myš umístíme začátek bloku a pak na konec bloku při současném kliknutí spolu s klávesou SHIFT.
Levý ALT (sloupcový blok): blok vyznačíme myší při současném stlačení pomocné klávesy ALT.
Přesun textu
Myší – přetažení bloku nebo použijeme pomocnou klávesu CTRL + A … označ vše
+ X … vystřihni blok textu do paměti
+ C … zkopíruj text do paměti
+ V … vlož text z paměti
Funkce najít, nahradit
Funkce najít – karta Domů, ikona Lupa (vpravo nahoře).
Napiš v otevřeném okně hledané slovo, to se následně automaticky vyznačí v textu.
Funkce nahradit – ikona Nahradit (pod ikonou lupa. Napiš hledané slovo a pak výraz k jeho nahrazení.
Funkce překlad – označit slovo (text), pak při stisku kl. Alt klikni do vyznačeného textu.
Vložení záhlaví (zápatí)
Jsou dva způsoby, jakými přejdeme do záhlaví (zápatí): 1. v kartě Vložení / Záhlaví (Zápatí)
2. dvojklik do horního (dolního) okraje stránky
Po přechodu do záhlaví (zápatí) lze napsat libovolný text nebo vložit malý obrázek. Rovněž lze vkládat automatický text (číslo stránky, datum a čas, aj.) z karty Návrh, která se zobrazí při inicializaci záhlaví nebo zápatí.
Styly písma
Styly písma vybíráme pro nadpisy nebo části textu v kartě Domů / Název, Nadpis 1, Nadpis 2, …
Význam stylu – jednotné nadpisy, snadné hromadné úpravy (týkají se každého stylovaného objektu).
Úprava stylu – pravým tlačítkem myši klikneme na ikonu vybraného stylu a zvolíme Změnit.
V okně Úprava stylu lze přímo upravit písmo – např. font nadpisu, řez písma, barvu, zarovnání a mezery. Pro další možnosti použijeme tlačítko Formát (vlevo dole). Zde např. v položce Odstavec upravíme mezery nad a pod nadpisem.
Obsahu článku
Jsou-li nadpisy „nastylované“, použijeme pro generování obsahu kartu Reference. Pak v textu umístíme kurzor na místo, kam chceme obsah umístit. Klikneme na ikonu Obsah (na panelu nástrojů je ikona úplně vlevo) a vybereme formát obsahu.
Při větších změnách v textu dokumentu může dojít ke změně číslování stránek, proto použijeme nabídku Aktualizovat tabulku (obsah je pojímán jako tabulka, to by nás nemělo zmást).
Vkládání komentáře
Karta Vložit
Komentář se zobrazuje na pravém okraji stránky slouží k upomínce či k jakékoliv redakční poznámce. Komentář odstraníme kliknutím na postavičku a vybereme Odstranit.
Vložení záložky
Slovo, které použijeme pro odkaz na jinou část textu, nejprve označíme. Poté přejdeme do karty Vložit / Záložka. V otevřeném okně Záložka pojmenujeme záložku a klikneme na Přidat. Následně v okně Vložit aktivujeme Hypertextový odkaz.
V aktuálním okně zvolíme Místo v tomto dokumentu. V hlavní části okna se aktualizuje výpis nadpisů a pod ním seznam pojmenovaných záložek. Klikneme na název záložky a následně na požadovaný nadpis. Zvolené slovo v textu se automaticky označí jako hypertextový odkaz. Kliknutím na tento odkaz, při současném stisknutí klávesy CTRL, se přeneseme do vybrané části textu.
Poznámka pod čarou
Vložíme kurzor do zvoleného slova a poté v kartě Reference klikneme na příkaz Vložit poznámku pod čarou. Program nás přenese na dolní okraj stránky s vyznačeným místem pro editaci relevantní poznámky. Zrušení poznámky se provede odstraněním číselného horního indexu za vybraným slovem v textu.
Vysvětlivky
Vložíme kurzor do slova a v kartě Reference použijeme příkaz Vložit vysvětlivku (je v oddílu pro poznámky pod čarou).
Program nás přenese na konec textu s vyznačeným místem pro zadání textu vysvětlivky. Zrušení vysvětlivky je stejný způsob jako u poznámky pod čarou (smazáním indexu za slovem).
Rejstřík
Dvojklikem označíme klíčové slovo, pak provedeme čtyři následující kroky:
1. kartě Reference použijeme příkaz Označit položku a v otevřeném okně zkontrolujeme shodnost zobrazeného slova se slovem klíčovým a poté klikneme na příkaz Označit vše.
Pak okno zavřeme tlačítkem Zavřít.
Stejným způsobem označíme další klíčová slova.
2. Přejdeme na konec dokumentu (obvykle na novou stránku) a kurzor umístíme na řádek, od kterého se začne vypisovat rejstřík.
POZOR – rejstřík umístíme vždy před vysvětlivky!!!
3. Použijeme příkaz Vložit rejstřík. V okně vybereme Formáty a volbu potvrdíme (OK).
4. V kartě domů deaktivujeme automaticky zobrazené značky.
Odkazy (hypertextové)
Slovo, které použijeme pro odkaz na jinou část textu, nejprve označíme. Následně v kartě Vložit aktivujeme Hypertextový odkaz. V aktuálním okně zvolíme Existující soubor
nebo webová stránka. Do dolního řádku (Adresa) zapíšeme příslušnou webovou adresu (URL).
Vkládání rovnic
Karta Vložení / Rovnice (hledej v pravé části panelu nástrojů). Použij příkaz Vlož novou rovnici. Zobrazí se panel nástrojů pro editaci pomocí vybraných matematických
symbolů.
Vkládání symbolů
Karta Vložení / Symbol (hledej v pravé části panelu nástrojů). Zobrazí se jednoduchá nabídka a možnost Další symboly.
Tabulka obsahuje znakové sady národních abecedních znaků (např. řečtina). Vyber symbol a zadej Vložit. Symbol se vloží do aktuální pozice kurzoru.
Vložení symbolických znaků, automatické opravy
Karta Vložení / Symbol. V okně Symboly se na spodní straně okna vlevo nachází tlačítko Automatické opravy.
Lze nastavit základní funkce, službu deaktivovat a upravovat seznam automatických oprav.
Vložené obrázku
Karta Vložení / Obrázky.
V adresáři vybereme obrázek a potvrdíme volbu (Vložit). Obrázek se do textu vloží v místě kurzoru, proto je dobré předem kurzor umístit na požadované místo.
Velikost obrázku upravíme rohovými úchytovými body. K přesunu obrázku i pro jeho chování vůči textu využijeme nabízenou ikonu:
Podle povahy textu zvolíme vhodnou variantu z nabízených možností obtékání textu. Pokud text obtéká obrázek, můžeme měnit vzdálenost
okrajů obrázku od textu ve všech směrech: Klikni pravým tlačítkem do obrázku, zvol Velikost a umístění / Obtékání textu.
Poznámka:
Pokud se pravá horní značka nezobrazí, použijeme tento postup – klineme do obrázku pravým tlačítkem a vybereme Obrázek nebo Formát automatického pole či obrázku / karta Pozice.
Pro nastavení vzdálenosti textu od obrázku klikneme na tlačítko Upřesnit (vpravo dole).
Vložené popisku obrázku
Karta Reference / Vložit titulek
Máme možnost volby návěští titulku, buď pouze číslo, nebo typ a číslo: Obrázek 2. Ta kočka se nám směje
V okně je zaškrtnuto Vyjmout z titulku typ objektu (lze deaktivovat). Rovněž se můžeme rozhodnout, kde bude titulek umístěn (pod nebo nad obrázkem).
Poznámka: Pokud budeme chtít vytvořit seznam obrázků, musíme v titulcích zachovat číslování. To slouží jako odkazy pro generování seznamu.
Požadujeme-li změnit popisek titulku na zkrácený výraz (Obr., Tab., …) klikneme v okně Titulek na Nový popisek.
Vložení seznamu obrázků
Karta Reference / Vložit seznam obrázků
Poznámka
Pro vložení titulků tabulek a grafů a pro vytvoření jejich seznamů se postupuje stejně jako u obrázků.
Jen je třeba vždy vybrat příslušný typ objektu tabulka/graf v okně Titulek. I když se nejedná o obrázek, použijeme pro jejich seznamy v kartě Reference – Vložit seznam obrázků a v jeho okně vybereme v Popisku titulku typ objektu (tabulka/graf).
Křížový odkaz
Křížové odkazy jsou založeny na principu hypertextového odkazu. Kurzor umístíme do textu na požadované místo a pak klikneme v kartě Reference na Křížový odkaz.
V okně Křížový odkaz je třeba upřesnit typ odkazu: (vybrat z nabídky Obrázek). Vložit odkaz na: obrázek umožňuje volbu, zda se zobrazí titulek i s číslem obrázku nebo samotný název obrázku. V poli Pro titulek vybereme požadovaný obrázek a potvrdíme jej (Vložit). V textu v místě kurzoru se vypíše titulek obrázku, např.: Ta kočka se nám směje. Zobrazený text odkazu můžeme libovolně editovat a protože odkaz není od okolního textu nijak odlišený (jen je menším písmem), doporučuji jej dodatečně zvýraznit (barva, podtržení nebo použít vhodný styl pro odkaz).
Ukázky křížového odkazu: Naše prodejna vám nabízí nový model Fábie. A někteří naši domácí mazlíčci, jako např. kočka, jsou …
Číslování stránek
Karta Vložení / Číslo stránek
Máme několik možností, jakým stránky očíslujeme:
1. Číslování od první stránky. Z nabídky vybereme umístění číslování na stránce (horní, dolní okraj stránky) a zarovnání čísla (vlevo, střed, vpravo). K upřesnění formátu číslování klikneme
na Formát číslování stránek.
2. Číslování od libovolné stránky
Příklad pro názornost – očíslujeme dokument od čtvrté stránky s číslem stránky 4 (předchozí stránky nejsou číslovány, ale jsou zahrnuty do počtu stránek).
Postup je poněkud složitější, má šest postupných kroků:
- Kurzor umístíme na konec kapitoly na 3. stránce (oddíly dokumentu by neměly rozdělit kapitolu). Zde dokument rozdělíme na dvě nezávislé části – Oddíl 1, Oddíl 2:
- V kartě Rozložení zvolíme Konce
- V dolním okraji stránky dvojklikem zobrazíme zápatí. Zobrazí se nová karta Návrh, v níž je aktivováno tlačítko Propojit s předchozím (oddílem).
Toto tlačítko je nutné kliknutím deaktivovat. Oddíly se tím stanou na sobě nezávislými.
- Nyní přikročíme k nastavení hodnoty čísla stránek: použijeme třetí ikonu zleva v té samé kartě Návrh / Číslo stránky / Formát čísel stránek.
Zde nastavíme přepínač Začít od 4. stránky (OK).
- A konečně nyní vložíme čísla stránek:
Opět použijeme kartu Návrh / Číslo stránky / Dolní okraj stránky a vybereme šablonu pro zarovnání čísla (vlevo nebo uprostřed nebo vpravo).
Poznámka:
Pokud se stane, že použijeme vložení čísla stránky z karty Vložení, a i po deaktivaci Propojit s předchozím se zobrazí čísla stránek i v prvním oddílu, pak jednoduše některé číslo v zápatí smažeme (tedy 1 nebo 2 nebo 3). Číslování prvního oddílu zmizí.
Formátování titulní stránky
Nejstabilnějším metodou je použití velkých mezer za odstavcem nebo před odstavcem. Nedoporučuji používat prázdné řádky nebo textavá pole.
Pokud je text v jediném krátkém odstavci a pokračujeme na další stránce, použijeme ukončení stránky: karta Rozložení / Konce – Stránka. Kombinací mezer v odstavcích a ukončením stránky získáme stabilní text v úvodních nečíslovaných stránkách, jež obsahují titulní list, název práce, prohlášení, preambuli, obsah, …
Řazení částí dokumentu
Obvykle při zadávání práce (seminární, absolventské, diplomové) vydává zadavatel formální požadavky na její zhotovení. Pokud jde o práce nižšího významu a autor dokumentu není ničím vázán, pak může být nemile překvapen, pokud se za vysvětlivky snaží vložit seznamy literatury, seznamy obrázků či dalších objektů. Program Wordu mu to neumožní, protože je obecně nastaveno, že dokument vždy končí vysvětlivkami !!!
Pokud za vysvětlivky vložíme obrázky (co lze) a chceme obrázky otitulkovat, tak nám to program také neumožní.
Takže – vše musí být vždy umístěno před vysvětlivkami.
Tisk dokumentu
Abychom včas čelili možným problémům při tisku dokumentu, které by mohly být způsobeny "rozhození textu", doporučuji dokument uložit ve formátu PDF.